Organizatii de pregatire pentru zbor pentru LAPL, PPL, SPL si BPL si calificarile asociate sau certificatele asociate
Organizatiile care solicita certificarea de catre Autoritatea Aeronautica Civila Romana trebuie sa demonstreze ca indeplinesc urmatoarele cerinte:
- In cadrul organizatiei este nominalizat un responsabil cu pregatirea (HT) in conformitate cu AMC1 ORA.ATO.110(b),
- Responsabilul cu pregatirea (HT) va fi acceptat de catre AACR in urma unui interviu,
- Instructorii din cadrul organizatiei de prgatire trebuie sa respecte cerintele in conformitate cu AMC1 ORA.ATO.110(c),
- Organizatia solicitanta trebuie sa mentina inregistrarile activitatiilor sale in conformitate cu AMC1 ORA.ATO.120(a);(b),
- Organizatia solicitanta trebuie sa prezinte spre aprobare compartimentului responsabil AACR un manual SMS, manual de pregatire si un manual de operatiuni in conformitate cu ORA.ATO.130. si care respecta cerintele specificate de catre AMC1 ORA.GEN.230(a);(b):
- Manualul SMS – manualul care descrie sistemul SMS in organizatie.
- Manualul de Operatiuni. Manualul de Operatiuni este unul din principalele instrumente prin care o organizatie de pregatire isi asigura o desfasurare sigura a activitatilor de pregatire. Compartimentul responsabil AACR aproba Manualul de Operatiuni si impune ca Manualul de Operatiuni sa fie amendat corespunzator reglementarilor aplicabile. Responsabilitatea privind continutul, procedurile de folosire si utilizarea Manualului de Operatiuni ramane organizatiei de pregatire. Analiza tehnica efectuata de AACR asupra competentei organizatiei de pregatire nu se poate considera incheiata decat daca s-a efectuat o examinare de catre inspectorii cu atributii si responsabilitati in domeniile relevante. Este esential ca structura si continutul Manualului de Operatiuni propus sa fie intotdeauna relevanta si adecvata activitatilor de pregatire intentionate.
- Manualul de Instruire. O organizatie de pregatire trebuie sa elaboreze un Manual de Instruire care sa permita personalului sa-si indeplineasca responsabilitatile de pregatire, iar elevilor, modalitatea de a atinge obiectivele de pregatire. Manual de Instruire trebuie sa contina standardele, obiectivele pentru fiecare etapa a fiecarui curs de pregatire, pe care elevii trebuie sa le parcurga
- Sistemul de monitorizare a conformarii. Compartimentul responsabil AACR va efectua o evaluare a sistemului de monitorizare a conformarii cu cerintele aplicabile din regulamentul (UE) propus de organizatie pentru a determina eficienta sa.
Compartimentul responsabil AACR trebuie sa aprobe modul in care organizatia duce la indeplinire cerintele specifice privind eficienta Sistemului de Monitorizare a Conformarii. Se considera o incalcare a cerintelor de certificare situatia in care AACR apreciaza ca Sistemul de Monitorizare a Conformarii nu poate functiona sau nu isi poate atinge obiectivele.
AACR nu va putea accepta situatia in care Managerul Responsabil nu are suficiente fonduri sau putere de decizie pentru a remedia deficientele relevate de Sistemul de Monitorizare a Conformarii.
Conditii aditionale pentru organizatii de pregatire pentru zbor pentru CPL, MPL si ATPL si calificarile asociate sau certificatele asociate
Organizatiile de pregatire pentru zbor CPL, MPL si ATPL si calificarile asociate sau certificatele asociate trebuie sa respecte conditiile suplimentare de personal prevazute de catre AMC1 ORA.ATO.210 si AMC2 ORA.ATO.210.
Autorizarea organizatiilor de pregatire pentru zbor (ATO)
Organizatia de pregatire trebuie sa completeze (ORA-ATO-S si ORA-ATO – C–PH AMC1 ORA.ATO.105) prin care trebuie sa mentioneze:
- Numele organizatiei, adresa, datele de contact
- Cursurile oferite de catre organizatie
- Structura detaliata a managementului – numele si calificarile persoanelor din conducere si ale instructorilor.
- Conformarea organizatiei si structurii de management cu scopurile propuse;
- Cerinte pentru instructori, CGI, CFI si HT (seful activitatii de pregatire);
- Lista aeronavelor pentru instruire si a documentelor asociate;
- Lista aerodromurilor pentru instruire si a facilitatilor asociate;
- Lista echipamentelor pentru instruire sintetica si a aprobarilor asociate, daca este cazul;
- Descrierea facilitatilor unde se desfasoara pregatirea teoretica;
- Situatia privind disponibilitatea avioanelor/elicopterelor, a echipamentelor si a facilitatilor pentru instruire, precum si a instructorilor;
- Programele cursurilor si manualele de instruire corespunzatoare cursurilor desfasurate;
- Specimene ale formularelor de evidenta a instruirii si de verificare a instruirii;
- Manualul de SMS;
- Manualele de operatiuni si de instruire;
- Descrierea Sistemului de Monitorizare a Conformarii;
- Dovada unei finantari adecvate.
Auditul in vederea autorizarii, seful compartimentului Certificare Personal va numi un inspector din cadrul compartimentului responsabil Certificare Personal care va raspunde de coordonarea procesului de autorizare.
Inspectorul desemnat, precum si ceilalti inspectori care participa la procesul de autorizare, trebuie sa cunoasca in detaliu toate cerintele EU 1178/2011 si EU 290/2012, respectiv ale altor reglementari aplicabile, ale procedurilor asociate in confomitate cu AMC si GM-urile relevante. ATO va permite inspectorilor AACR accesul la toate documentele, compartimentele si locatiile implicate in procesul de instruire.
Pentru conditiile mentionate de catre AMC1 ORA.ATO.125 compartimentul Certificare Personal AACR va colabora cu compartimentul responsabil cu Supervizarea Operatiunilor Aeriene – AACR.
Pentru conditiile mentionate de catre AMC1 ORA.ATO.135 compartimentul Certificare Personal AACR va colabora cu compartimentul responsabil cu Navigabilitate – AACR.
Pentru conditiile mentionate de catre AMC1 ORA.ATO.140 135 compartimentul Certificare Personal AACR va colabora cu compartimentul responsabil Infrastructura Aeroporturi – AACR.
Pentru autorizarea cursurilor la distanta auditul se va face in baza prevederilor mentionate de catre AMC1 ORA.ATO.300.
Pentru autorizarea cursurilor fara pregatire pe aeronava auditul se va face in baza prevederilor mentionate de catre AMC1 ORA.ATO.330.
Inspectia urmareste conformarea ATO cu cerintele regulamentare in urmatoarele domenii:
- Personal – numar si calificari adecvate – instructorii de zbor – valabilitatea licentelor si a calificarilor – inregistrari;
- Aeronave pentru instruire – inmatricularea – documente asociate – evidenta intretinerii;
- Facilitati – corespunzatoare cursurilor desfasurate si numarului de cursanti;
- Documentatia – documente asociate cursurilor – sistemul de actualizare – manualele de instruire si operationale;
- Formularele de evidenta a instruirii si de verificare a instruirii;
- Instructiuni pentru zbor, incluzand instructajele inainte de zbor (pre-flight briefing), in timpul zborului si dupa terminarea zborului (debriefing)
- Sistemul de Monitorizare a Conformarii ;
- Dovada unei finantari adecvate.
Autorizarea acordata unei organizatii de instruire pentru zbor (ATO) este valabila pe o perioada nelimitata daca nu va fi suspendata sau revocata de catre Directorul General AACR la propunerea sefului compartimentului responsabil AACR din motive obiective. ATO va putea organiza numai cursurile pentru care detine aprobare si care sunt relevante licentei Part-FCL, care au fost solicitate.
- Certificarea organizatiei de pregatire va fi emisa pe formularul AESA 143.
- Orice modificare ulterioara survenita in perioada aprobarii, privind structura managementului sau de alta natura, care poate influenta procesul de instruire, trebuie adusa la cunostinta AACR si poate duce la modificarea certificatului.
Renuntarea la autorizatia organizatiilor de pregatire pentru zbor (ATO)
Organizatia de pregatire trebuie sa completeze o adresa catre Directorul General AACR prin care trebuie sa renunte la certificatul de Organizatie de pregatire pentru zbor. Organizatia trebuie sa ataseze certificatul original impreuna cu anexele sale care va fi distrus de catre compartimentul responsabil pentru Certificare Personal.
(ii) afecteaza negativ cerintele de siguranta aplicabile domeniului respectiv conform reglementarilor nationale si internationale;
(iii) a contribuit la producerea unuia sau mai multor evenimente de aviatie civila;
(iv) nu duce la indeplinire, in mod repetat, masurile corective si solicitarile AACR;
(v) nu duce la indeplinire atributiile ce ii revin prin ocuparea postului pentru care a fost acceptat de AACR.
(vi) in cazul retragerii acceptabilitatii unei persoane nominalizate intr-un post managerial, organizatia de pregatire trebuie sa comunice la AACR, in termen de 10 zile, persoana care va asigura interimatul pentru postul managerial respectiv si, in termen de 15 zile consecutive, sa propuna AACR o noua persoana conform.
(vii) in cazul in care organizatia de pregatire nu transmite o noua propunere in termenul specificat, AACR isi rezerva dreptul de a lua masuri suplimentare pentru asigurarea sigurantei zborului.
Organizarea procedurii de acceptabilitate:
(i) Dupa inregistrarea cererii, documentatia se transmite Directorului General al Autoritatii Aeronautice Civile Romane si, ulterior, ajunge la compartimentul responsabil AACR, care coordoneaza intreg procesul de acceptare.
(ii) Pentru acceptarea pe postul managerial obligatoriu, fiecare persoana nominalizata trebuie sa parcurga cu succes o procedura de evaluare organizata la AACR pentru a dovedi cunoasterea legislatiei, reglementarilor si procedurilor aeronautice in vigoare specifice operatiunii respective.
(iii) Pentru parcurgerea procedurii de evaluare a persoanei nominalizate de operator sa ocupe un post managerial obligatoriu, comisia de evaluare va fi formata din persoanele care detin urmatoarele functii sau inlocuitorii acestora, dupa caz:
- sef din cadrul compartimentului Certificare Personal - presedinte,
- inspectorul de licentiere din cadrul compartimentului Certificare Personal desemnat ca responsabil pentru ATO-ul respectiv – secretar comisie
(iv) Comisia astfel constituita va analiza documentele transmise de organizatia de pregatire, va decide daca este necesar evaluarea persoanei nominalizate pe postul managerial obligatoriu respectiv la sediul AACR la o data stabilita ulterior.
(v) Pentru a fi acceptabil AACR, persoana nominalizata de organizatia de pregatire pentru postul managerial obligatoriu va trebui sa indeplineasca cerintele de calificare si experienta cerute de AACR prevazute in AMC1 ORA.ATO.210 si AMC2 ORA.ATO.210.
(vi) Analiza atenta a calificarilor detinatorilor de functii manageriale obligatorii este de o importanta deosebita. O atentie marita se acorda experientei anterioare a persoanelor nominalizate.
(vii) Notificarea privind necesitatea intervievarii candidatului se transmite organizatiei de pregatire, in scris, sub semnatura Șefului compartimentului Certificare Personal, cu minimum 5 zile inainte de data programata a interviului. Comisia de evaluare, intrunita in sedinta, va solicita persoanei nominalizate:
- sa clarifice sau sa detalieze punctele neclare identificate in activitatea persoanei nominalizate;
- sa dovedeasca cunoasterea prevederilor Manualului propriu de Operatiuni si de Instruire, a reglementarilor aplicabile si a prezentei proceduri, printr-un interviu, sustinut in fata comisiei AACR.
(viii) Intervievarea are loc sub conducerea presedintelui comisiei, iar sinteza interviului va fi consemnata, de catre secretarul comisiei, intr-un proces verbal. La incheierea procedurii de evaluare inclusiv, dupa caz, a interviului, comisia de evaluare va lua o decizie si va semna un Proces Verbal. Dupa semnarea Procesului Verbal, secretarul comisiei de evaluare va intocmi o notificare catre operator, semnata de Șeful compartimentului Certificare Personal, prin care i se va transmite acceptarea/ respingerea nominalizarii propuse. in cazul respingerii nominalizarii se vor specifica motivele de respingere. in situatia in care persoana nominalizata nu este acceptata de AACR, operatorul poate face contestatie in termen de 10 zile de la data transmiterii notificarii de catre AACR.
Contestatia se va adresa Directorului General al AACR care va analiza desfasurarea procesului de evaluare a persoanei nominalizate si va decide intr-una din urmatoarele modalitati:
(i) respinge contestatia;
(ii) accepta contestatia, situatie in care probele sunt inconsistente si convingatoare revede decizia luata de comisia de evaluare si va acorda acceptarea persoanei nominalizate de organizatia de pregatire pentru ocuparea postului managerial obligatoriu.
Procedura de retragere a acceptabilitatii. in situatia in care in activitatea unei persoane aflate intr-un post managerial obligatoriu a intervenit una din situatiile prezentate mai sus, sefului compartimentului Certificare Personal al AACR va lua decizia de a retrage acceptarea persoanei in cauza si va informa Directorul General al AACR. Decizia de retragere a acceptarii, precum si motivele care au condus la aceasta decizie vor fi comunicate de urgenta Directorului General al organizatiei de pregatire implicat. Organizatia de pregatire implicata, care a luat cunostinta de decizia de retragere a acceptarii unei persoanei aflate intr-un post managerial obligatoriu, va comunica de urgenta la AACR persoana care va detine temporar postul respectiv pana la definitivarea procedurii de nominalizare si acceptare a unei noi persoane.
Resursele financiare
O organizatie de pregatire trebuie sa demonstreze AACR ca detine fonduri suficiente pentru desfasurarea procesului de instruire la standardele aprobate, ce constituie o garantie a soliditatii financiare care sta la baza organizatiei. Situatia financiara reprezinta o indicatie, pe baza informatiilor financiare furnizate, ca organizatia autorizata sau care doreste sa se autorizeze poate oferi facilitati suficiente si personal calificat, astfel incat activitatea de instruire sa poata fi efectuata in conformitate cu cerintele relevante de formare Part-FCL.
Cererea de autorizare trebuie sustinuta de un plan de afaceri, care acopera perioada de aprobare solicitata si care include cel putin urmatoarele informatii:
i) Facilitatile de instruire si numarul de studenti. Detalii, dupa caz, privind:
- numarul si tipurile de aeronave de instruire folosite;
- numarul instructorilor de zbor si al instructorilor de sol angajati;
- numarul de sali de clasa si alte tipuri de facilitati de instruire (dispozitive de instruire sintetica, etc.) destinate pentru utilizare;
- infrastructura (birouri personal, incaperi operationale, sali destinate briefingului, sali de odihna, hangare, etc.);
- numarul planificat de elevi (pe luna si curs);
ii) Detaliile financiare:
- cheltuieli de capital necesare pentru a oferi facilitatile planificate;
- previziunile venit pentru perioada de aprobare;
- detalii cu privire la orice alt aranjament financiar de tranzactionare pe care l-a angajat organizatia, relevant activitatii de instruire.
Planul prezentat in sprijinul unei cereri de autorizare initiala, de prelungire a valabilitatii acesteia sau de reinnoire a autorizarii urmeaza sa fie insotit de o declaratie financiara din partea reprezentantilor bancari sau auditorilor solicitantului care certifica faptul ca solicitantul are resurse financiare suficiente pentru a-si desfasura activitatea de instruire ceruta spre autorizare conform standardelor Part-FCL. Declaratia va fi necesara ori de cate ori solicitantii doresc sa isi modifice relevant aria de activitati, suplimentar celor descrise in planul initial.
Monitorizarea continua
Dupa emiterea, in cazul in care AACR are motive sa suspecteze faptul ca standardele regulamentelor EU 1178/2011 si EU 290/2012 nu sunt indeplinite sau nu pot fi respectate din cauza unei lipse sau aparente lipse de resurse financiare, AACR poate solicita organizatiei sa prezinte in scris dovada existentei unor fonduri suficiente desfasurarii activitatii. Orice prezentare scrisa a unei astfel de dovezi va fi insotita de o declaratie semnata de catre banca/bancile utilizate de solicitant.
Solicitarea unui certificat de organizație
Solicitanții unui certificat de organizație furnizează AACR o documentație care demonstrează modul în care se vor conforma cerințelor stabilite în Regulamentul (CE) nr. 216/2008 și în normele sale de aplicare. O astfel de documentație include o procedură care descrie modul în care se vor gestiona schimbările care nu necesită o aprobare prealabilă și cum se vor notifica acestea către AACR.