Generalitati

1.1 Certificarea organizatiilor
Solicitarea scrisa a unei organizatii de pregatire pentru zbor sau a unui operator de echipamente sintetice de pregatire pentru zbor in vederea:

  • certificarii initiale;

  • schimbarii persoanelor nominalizate ca responsabile in cadrul organizatiei;

  • orice alta modificare sau amendament in conformitate cu GM1 ORA.GEN.130(a) sau GM2 ORA.GEN.130(a) a certificatului,

trebuie insotita, dupa caz, de Manualul de SMS, Manualul de Instruire si Manualul de Operatiuni care includ amendamentele propuse, corespunzatoare modificarii solicitate, precum si orice alt document necesar si trebuie prezentata in forma ceruta de Autoritatea Aeronautica Civila Romana cu perioada de timp in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.130, inainte de inceperea activitatilor solicitate de catre organizatie sau aplicarea amendamentelor solicitate. Documentatia se depune la Registratura AACR.
Certificarea si aprobarea modificarilor sau amendamentelor solicitate se face de catre AACR in urma prezentarii unui formular de cerere ORA-ATO-S (AMC1 ORA.ATO.105) completat corespunzator de catre organizația solicitanta insotit de documentatia aferenta completa, dupa caz (manuale spre aprobare, proceduri, etc.) si a incheierii cu rezultate satisfacatoare a unui audit, inspectii sau verificari efectuate de catre compartimentul responsabil AACR in conformitate cu AMC1 ARA.GEN.310(a) sau AMC1 ARA.GEN.330 sau GM1 ARA.GEN.330 in functie de aplicabilitate. Auditul sau inspectia in vederea certificarii sau aprobarii modificarilor sau amendamentelor solicitate se efectueaza numai dupa ce organizatia solicitanta face dovada conformarii cu cerintele stabilite.
in conditiile constatarii unor neconformitati in urma auditurilor sau inspectiilor compartimentelor responsabile AACR acestea vor fi tratate in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.150(b) si GM1 ORA.GEN.150.
Organizatiile trebuie sa faca dovada ca raporteaza evenimentele de aviatie civila in conformitate cu RACR – REAC si AMC1 ORA.GEN.160.
1.2. Managementul sistemului de asigurare a sigurantei aeronautice (SMS)
Organizatiile care solicita certificarea de catre AACR in conditiile Regulamentului EC 216/2008 si EU 290/2012 pot fi de tip non-complex sau complex.
Conditiile in care o organizatie este considerata de catre AACR de tip complex sau non-complex sunt in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.200(b).
Compartimentul responsabil din cadrul AACR va aproba Manualul pentru Managementul Sistemului de asigurare a sigurantei aeronautice (SMM) prezentat de catre organizatia solicitanta si va efectua un audit pentru verificarea indeplinirii conditiilor necesare in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.125. Auditul se efectueaza in baza formularului ORA-I-SMS.
1.2.1. Cerinte ale managementului pentru organizatii non-complexe
Sistemul de management al sistemului de asigurare a sigurantei aeronautice (SMS) pentru organizatii non-complexe trebuie sa respecte conditiile prevazute de catre AMC1 ORA.GEN.200(a)(1);(2);(3);(5).
1.2.2. Cerinte ale managementului pentru organizatii complexe
Sistemul de management al sistemului de asigurare a sigurantei aeronautice (SMS) pentru organizatii complexe trebuie sa respecte conditiile prevazute de catre AMC1 ORA.GEN.200(a)(1).
Organizatia solicitanta trebuie sa desemeneze un responsabil cu managementul sistemului de asigurare a sigurantei aeronautice (SMS) in conformitate cu GM1 ORA.GEN.200(a)(1).
Organizatia solicitanta trebuie sa infiinteze un comitet de actiune pentru managementul sistemului de asigurare a sigurantei aeronautice (SMS) in conformitate cu GM2 ORA.GEN.200(a)(1) care sa actioneze si sa asigure masurile necesare in vederea mentinerii sistemului de asigurare a sigurantei aeronautice.
Organizatia solicitanta trebuie sa declare o politica de asigurare a sigurantei aeronautice in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.200(a)(2) si GM1 ORA.GEN.200(a)(2) asumata de catre persoanele responsabile din cadrul organizatiei.
Organizatia solicitanta trebuie sa creeze un sistem si sa implementeze proceduri de identificare si management al riscurilor legate de siguranta aeronautica in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.200(a)(3).
Organizatia solicitanta trebuie sa creeze un sistem intern pentru raportarea evenimentelor aeronautice in conformitate cu GM1 ORA.GEN.200(a)(3).
Organizatia solicitanta trebuie sa asigure pregatirea si certificarea personalului sau si sa creeze un sistem transmitere a informatiilor legate de siguranta aeronautica in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.200(a)(4) si GM1 ORA.GEN.200(a)(4).
Organizatia solicitanta trebuie creeze un sistem de evidenta a documentelor in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.200(a)(5) si GM1 ORA.GEN.200(a)(5).
Organizatia solicitanta trebuie sa aiba un Manual de asigurare a sigurantei aeronautice (SMS) in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.200(a)(5).
Organizatia solicitanta trebuie sa aiba o functie de monitorizare a conformitatii organizatiei cu cerintele relevante in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.200(a)(6), GM1 ORA.GEN.200(a)(6), GM2 ORA.GEN.200(a)(6) si GM3 ORA.GEN.200(a)(6). Monitorizarea conformitatii cuprinde un sistem de transmitere a constatarilor catre cadrul de conducere responsabil in vederea asigurarii implementarii efective a unor actiuni corective.
In cazul in care o parte din activitati sunt subcontractate altor organizatii sau utilizeaza aerodromuri suplimentare ca parte integranta a organizatiei de pregatire, organizatia solicitanta trebuie sa asigure ca responsabilitatiile privind aceste activitati sa fie repartizate in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.205 si GM1 ORA.GEN.205. Aceste organizatii trebuie sa fie disponibile pentru inspectia AACR.
Pentru organizatiile de pregatire pentru zbor (ATO) care ofera pregatire pentru CPL, MPL si ATPL si calificarile asociate sau certificatele asociate, acestea trebuie sa aiba o baza materiala si facilitati care sa respecte cerintele AMC1 ORA.GEN.215.
Pentru organizatiile de pregatire pentru zbor (ATO) care ofera pregatire pentru LAPL, PPL, SPL sau BPL si calificarile asociate sau certificatele asociate, acestea trebuie sa aiba o baza materiala si facilitati care sa respecte cerintele C.
Organizatia solicitanta trebuie sa mentina inregistrarile activitatiilor sale in conformitate cu AMC1 ORA.GEN.220(b) si GM1 ORA.GEN.220(b).
1.3. Procedura de acceptare/retragere a acceptabilitatii detinatorilor de posturi manageriale obligatorii
In conformitate cu AMC1 ORA.ATO.210, persoanele nominalizate de o organizatia de pregatire pentru ocuparea posturilor manageriale obligatorii trebuie sa fie acceptate de catre AACR, pentru a se asigura ca detin un control corespunzator asupra acestui proces.
Numirea sau schimbarea uneia din persoanele nominalizate conform prevederilor impune ca organizatia de pregatire sa supuna acest lucru, in scris, aprobarii AACR. in acest scop, organizatia de pregatire trebuie sa transmita cu 10 zile inainte de punerea in aplicare a deciziei:
(i) o cerere (ORA-ATO-C-PH - AMC1 ORA.ATO.105) privind numirea/schimbarea unei persoane pentru/dintr-un post managerial obligatoriu, completat cu datele personale ale persoanei desemnate, care sa ateste compatibilitatea cu functia si responsabilitatile propuse. Acest formular va fi tratat ca document confidential intrucat contine date personale;
(ii) fisa postului pentru care este nominalizat;
(iii) Curriculum Vitae;
Dupa acceptarea persoanei nominalizate pentru postul managerial obligatoriu, compartimentul responsabil va solicita amendarea corespunzatoare a Manualului de Operatiuni.
AACR isi rezerva dreptul de a retrage acceptabilitatea persoanei nominalizate intr-un post managerial obligatoriu daca persoana in cauza dovedeste prin activitatea manageriala desfasurata ca:
(i) in urma evaluarii nu a dat dovada de cunoastere a reglementarilor si procedurilor aeronautice aplicabile;
(ii) afecteaza negativ cerintele de siguranta aplicabile domeniului respectiv conform reglementarilor nationale si internationale;
(iii) a contribuit la producerea unuia sau mai multor evenimente de aviatie civila;
(iv) nu duce la indeplinire, in mod repetat, masurile corective si solicitarile AACR;
(v) nu duce la indeplinire atributiile ce ii revin prin ocuparea postului pentru care a fost acceptat de AACR.
(vi) in cazul retragerii acceptabilitatii unei persoane nominalizate intr-un post managerial, organizatia de pregatire trebuie sa comunice la AACR, in termen de 10 zile, persoana care va asigura interimatul pentru postul managerial respectiv si, in termen de 15 zile consecutive, sa propuna AACR o noua persoana conform.
(vii) in cazul in care organizatia de pregatire nu transmite o noua propunere in termenul specificat, AACR isi rezerva dreptul de a lua masuri suplimentare pentru asigurarea sigurantei zborului.
Organizarea procedurii de acceptabilitate:
(i) Dupa inregistrarea cererii, documentatia se transmite Directorului General al Autoritatii Aeronautice Civile Romane si, ulterior, ajunge la compartimentul responsabil AACR, care coordoneaza intreg procesul de acceptare.
(ii) Pentru acceptarea pe postul managerial obligatoriu, fiecare persoana nominalizata trebuie sa parcurga cu succes o procedura de evaluare organizata la AACR pentru a dovedi cunoasterea legislatiei, reglementarilor si procedurilor aeronautice in vigoare specifice operatiunii respective.
(iii) Pentru parcurgerea procedurii de evaluare a persoanei nominalizate de operator sa ocupe un post managerial obligatoriu, comisia de evaluare va fi formata din persoanele care detin urmatoarele functii sau inlocuitorii acestora, dupa caz:
- sef din cadrul compartimentului Certificare Personal - presedinte,
- sef din cadrul compartimentului Supervizarea Operațiunilor Aeriene
- Inspectorul de licentiere din cadrul compartimentului Certificare Personal desemnat ca responsabil pentru ATO-ul respectiv – secretar comisie
(iv) Comisia astfel constituita va analiza documentele transmise de organizatia de pregatire, va decide daca este necesar evaluarea persoanei nominalizate pe postul managerial obligatoriu respectiv la sediul AACR la o data stabilita ulterior.
(v) Pentru a fi acceptabil AACR, persoana nominalizata de organizația de pregatire pentru postul managerial obligatoriu va trebui sa indeplineasca cerintele de calificare si experienta cerute de AACR prevazute in AMC1 ORA.ATO.210 si AMC2 ORA.ATO.210.
(vi) Analiza atenta a calificarilor detinatorilor de functii manageriale obligatorii este de o importanta deosebita. O atentie marita se acorda experientei anterioare a persoanelor nominalizate.
(vii) Notificarea privind necesitatea intervievarii candidatului se transmite organizatiei de pregatire, in scris, sub semnatura Sefului compartimentului Certificare Personal, cu minimum 5 zile inainte de data programata a interviului. Comisia de evaluare, intrunita in sedinta, va solicita persoanei nominalizate:
- sa clarifice sau sa detalieze punctele neclare identificate in activitatea persoanei nominalizate;
- sa dovedeasca cunoasterea prevederilor Manualului propriu de Operatiuni și de Instruire, a reglementarilor aplicabile si a prezentei proceduri, printr-un interviu, sustinut in fata comisiei AACR.
(viii) Intervievarea are loc sub conducerea presedintelui comisiei, iar sinteza interviului va fi consemnata, de catre secretarul comisiei, intr-un proces verbal. La incheierea procedurii de evaluare inclusiv, dupa caz, a interviului, comisia de evaluare va lua o decizie si va semna un Proces Verbal. Dupa semnarea Procesului Verbal, secretarul comisiei de evaluare va intocmi o notificare catre operator, semnata de Seful compartimentului Certificare Personal, prin care i se va transmite acceptarea/ respingerea nominalizarii propuse. in cazul respingerii nominalizarii se vor specifica motivele de respingere. in situatia in care persoana nominalizata nu este acceptata de AACR, operatorul poate face contestatie in termen de 10 zile de la data transmiterii notificarii de catre AACR.
Contestatia se va adresa Directorului General al AACR care va analiza desfasurarea procesului de evaluare a persoanei nominalizate si va decide intr-una din urmatoarele modalitati:
(i) respinge contestatia;
(ii) accepta contestatia, situatie in care probele sunt inconsistente si convingatoare revede decizia luata de comisia de evaluare si va acorda acceptarea persoanei nominalizate de organizatia de pregatire pentru ocuparea postului managerial obligatoriu.
Procedura de retragere a acceptabilitatii. in situatia in care in activitatea unei persoane aflate intr-un post managerial obligatoriu a intervenit una din situatiile prezentate mai sus, sefului compartimentului Certificare Personal al AACR va lua decizia de a retrage acceptarea persoanei in cauza si va informa Directorul General al AACR. Decizia de retragere a acceptarii, precum si motivele care au condus la aceasta decizie vor fi comunicate de urgenta Directorului General al organizatiei de pregatire implicat. Organizatia de pregatire implicata, care a luat cunostinta de decizia de retragere a acceptarii unei persoanei aflate intr-un post managerial obligatoriu, va comunica de urgenta la AACR persoana care va detine temporar postul respectiv pana la definitivarea procedurii de nominalizare si acceptare a unei noi persoane.  
 Resursele financiare
O organizatie de pregatire trebuie sa demonstreze AACR ca detine fonduri suficiente pentru desfasurarea procesului de instruire la standardele aprobate, ce constituie o garantie a soliditatii financiare care sta la baza organizatiei. Situatia financiara reprezinta o indicatie, pe baza informatiilor financiare furnizate, ca organizatia autorizata sau care doreste sa se autorizeze poate oferi facilitati suficiente si personal calificat, astfel incat activitatea de instruire sa poata fi efectuata in conformitate cu cerintele relevante de formare Part-FCL.
Cererea de autorizare trebuie sustinuta de un plan de afaceri, care acopera perioada de aprobare solicitata si care include cel putin urmatoarele informatii:
i) Facilitatile de instruire si numarul de studenti. Detalii, dupa caz, privind:
- numarul si tipurile de aeronave de instruire folosite;
- numarul instructorilor de zbor si al instructorilor de sol angajati;
- numarul de sali de clasa si alte tipuri de facilitati de instruire (dispozitive de instruire sintetica, etc.) destinate pentru utilizare;
- infrastructura (birouri personal, incaperi operationale, sali destinate briefingului, sali de odihna, hangare, etc.);
- numarul planificat de elevi (pe luna si curs);
ii) Detaliile financiare:
- cheltuieli de capital necesare pentru a oferi facilitatile planificate;
- previziunile venit pentru perioada de aprobare;
- detalii cu privire la orice alt aranjament financiar de tranzactionare pe care l-a angajat organizatia, relevant activitatii de instruire.
Planul prezentat in sprijinul unei cereri de autorizare initiala, de prelungire a valabilitatii acesteia sau de reinnoire a autorizarii urmeaza sa fie insotit de o declaratie financiara din partea reprezentantilor bancari sau auditorilor solicitantului care certifica faptul ca solicitantul are resurse financiare suficiente pentru a-si desfasura activitatea de instruire ceruta spre autorizare conform standardelor Part-FCL. Declaratia va fi necesara ori de cate ori solicitantii doresc sa isi modifice relevant aria de activitati, suplimentar celor descrise in planul initial.
Monitorizarea continua
Dupa emiterea, in cazul in care AACR are motive sa suspecteze faptul ca standardele regulamentelor EU 1178/2011 si EU 290/2012 nu sunt indeplinite sau nu pot fi respectate din cauza unei lipse sau aparente lipse de resurse financiare, AACR poate solicita organizatiei sa prezinte in scris dovada existentei unor fonduri suficiente desfasurarii activitatii. Orice prezentare scrisa a unei astfel de dovezi va fi insotita de o declaratie semnata de catre banca/bancile utilizate de solicitant.